Archives pour la catégorie Centre de coordination de la Télésanté du CUSM (CCT CUSM)

Calendrier des activités.

CALENDRIER

Seules les visioconférences de formation publiques sont affichées dans ce calendrier en ligne.

Si vous êtes un coordonnateur d’événements ou un technicien de visioconférence,

CALENDRIER DES COORDONNATEURS D’ÉVÉNEMENTS

Cette section réservée vous permet d’accéder à un calendrier personnalisé de tous vos événements. Si vous désirez bénéficier de ce service, veuillez communiquer avec le CECoT en envoyant votre requête par courriel à visio-cusm@muhc.mcgill.ca.

Usager
Mot de passe

Normes de conférences

Principes de base

  • Le traitement de la demande de réservation de visioconférence, la disponibilité des équipements et le soutien technique lors d’une activité reposent tous sur le principe du « premier arrivé, premier servi ».
  • Les activités cliniques ont priorité sur les activités de formation et d’administration.
  • Seules les demandes écrites sont traitées (un formulaire en ligne est disponible sur le site Web du CvSSS au www.cvsss.ca).

RESPONSABILITÉS

Responsabilités du site hôte lors d’une demande :

  • Réserver la salle – chaque établissement doit s’assurer que la salle soit réservée au moins 30 minutes avant et après la session prévue afin de permettre l’installation et la désinstallation de l’équipement.
  • Assurer la disponibilité de la visioconférence à la date choisie en remplissant le formulaire de réservation de visioconférence en ligne. Le formulaire est acheminé au Centre d’expertise et de coordination de télésanté (CECoT) de façon automatique, avec une copie au demandeur.
  • Aviser immédiatement le CECoT par courriel en cas d’annulation, ainsi que par téléphone lorsque le préavis est de moins de 48 heures (voir coordonnées ci-dessous).

Responsabilités des sites invités lors d’une demande :

  • Confirmer leur participation par visioconférence en remplissant le formulaire de réservation de visioconférence en ligne. Le formulaire est acheminé au CECoT de façon automatique, avec une copie au demandeur.
  • Aviser immédiatement le CECoT par courriel en cas d’annulation, ainsi que par téléphone lorsque le préavis est de moins de 48 heures (voir coordonnées ci-dessous).

Responsabilités du CECoT :

  • Évaluer la qualité technique de la session ( la personne-ressource technique de votre établissement doit cependant s’occuper de cette portion).
  • Effectuer la réservation sur le pont provincial de visioconférence du MSSS pour les sites participants. Aviser le demandeur dans un délai raisonnable, en cas de non-disponibilité de la visioconférence ou de modification de la session.
  • Faire parvenir au demandeur la fiche technique montrant le statut des sites invités. Cette même fiche est envoyée au personnel technique des sites.

Évaluations

En remplissant ces formulaires vous aidez le CCT CUSM à réduire les incidents et à améliorer le service.

Système de gestion de projet en ligne

Parmi les processus soutenus par GURU, notre système de gestion de projet :

  • Gestion des coûts du projet
  • Gestion des communications du projet
  • Gestion du contenu du projet
  • Gestion de la qualité du projet
  • Gestion des risques du projet
  • Gestion des délais du projet
  • Gestion des ressources humaines du projet

Proposition de projet

Afin de compléter une nouvelle proposition de projet de télésanté, veuillez :

  1. Sauvegarder le formulaire sur votre ordinateur.
  2. Remplir tous les champs du formulaire de projet TS.
  3. Renvoyer le formulaire dûment rempli par courriel  à  thproject@muhc.mcgill.ca

icon-save Formulaire de soumission de projet

Calendrier de formation

Calendrier de formation des utilisateurs IRIS

Date Français English No réservation
24 janvier 9h30 à 11h 362970
27 janvier 13h30 à 15h 362976
31 janvier 13h30 à 15h 362983
3 février 9h30 à 11h 362988
7 février 9h30 à 11h 362989
9 février 13h30 à 15h 363004
28 février 13h30 à 15h 363013
2 mars 9h30 à 11h 362998

Résolution des problèmes techniques

Problèmes les plus fréquents :

  1. Le signe suivant apparaît à l’écran de la station de visioconférence :
    troubleshooting_clip_image002
    Ceci signifie qu’il y a un problème de communication au niveau du réseau. Vérifiez que les câbles sont bien branchés et redémarrez la station à l’aide de la télécommande en procédant comme suit :

    1. appuyez sur la touche « OK Menu »;
    2. accédez à l’onglet du panneau de commande (« Control Panel ») et validez en appuyant sur la touche « OK Menu »;
    3. accédez au bouton « Restart » et validez en appuyant sur la touche « OK Menu ».
  2. Nous n’entendons pas les autres sites :
    1. Réglez le volume à l’aide de la télécommande. Si le problème persiste, communiquez avec les responsables du pont (le numéro figure sur la fiche technique) afin de réinitialiser la connexion.
    2. Il se peut aussi que le site à distance n’ait pas ouvert son microphone. Demandez-lui d’appuyer sur le bouton jaune de la télécommande pour activer leur microphone.
  3. Les autres sites ne nous entendent pas :
    1. Si le symbole  apparaît dans le coin supérieur droit de l’écran, ceci signifie que votre microphone est fermé. À l’aide de la télécommande, activez le microphone .
    2. Si le problème persiste, communiquez avec le responsable du pont (le numéro figure sur la fiche technique) afin de réinitialiser la connexion.
    3. Il se peut aussi que le site à distance n’ait pas actionné le volume. Indiquez-leur comment augmenter le volume sur la télécommande.
    4. La plupart des micros de table sont unidirectionnels. Il faut s’assurer qu’ils soient orientés vers les personnes qui parlent pour obtenir un son de meilleure qualité.
  4. La télécommande ne fonctionne pas :
    1. Assurez-vous tout d’abord de bien pointer la caméra avec le bout de la télécommande. Assurez-vous que rien n’obstrue le champ de vision entre la télécommande et la caméra. Rapprochez-vous enfin de la station.
    2. Si le problème persiste, remplacez les piles de la télécommande par quatre piles AAA. Si la télécommande ne fonctionne toujours pas, il se peut qu’elle soit brisée. Communiquez avec le responsable de la salle de visioconférence qui lui se chargera d’appeler le CCT CUSM.
  5. Les autres sites n’apparaissent pas à l’écran ou leurs images sont figées à l’écran :
    1. Communiquez avec le service du pont (1-866-369-9223) afin que les responsables du service technique puissent résoudre le problème.
    2. Si on vous indique qu’une ou que des stations des autres sites ne sont pas connectées au réseau, communiquez directement avec la personne responsable de chaque site (voir les noms et les coordonnées sur les fiches techniques) afin que celle-ci actionne et/ou connecte sa station. Le pont pourra alors établir la connexion.

Télécommande de visioconférence

 Voici un aperçu de la télécommande de visioconférence que l’on retrouve dans la plupart de nos installations en salle et dans les chariots mobiles de visioconférence.

img-remotecontrol-tandberg

SÉLECTION DES SOURCES VIDÉO

Pour que le site à distance puisse voir ce qui est présenté, vous devez appuyer sur la bonne source sur votre télécommande.

Revenir en haut

MICROPHONE EN SOURDINE

Pour activer votre micro, appuyez sur la touche jaune (« Mic off »). Dans l’écran, on verra apparaître l’icône du micro barré pour dire que le micro est en mode discrétion.

  • Lorsque l’on assiste à une visioconférence, le micro doit demeurer en mode discrétion pendant toute la durée de celle-ci, sauf lorsque l’on souhaite faire une intervention ou formuler des commentaires à l’intention des autres sites.
  • Lorsque l’on intervient, il faut annuler le mode discrétion. Vous devez rappeler aux sites à distance qu’ils doivent maintenir leurs microphones en mode discrétion, sauf s’ils ont des questions (formations en multipoint).

Revenir en haut

RÉGLAGE DU VOLUME

Appuyez sur « + » ou « – » pour augmenter ou diminuer le volume. Lorsque le volume est au plus bas, il se coupe. L’icône qui apparaît dans le coin supérieur droit de l’écran vous indique que tel est le cas.

Revenir en haut

RÉGLAGE DE L’ÉCRAN (LAYOUT)

Appuyer sur la touche « Layout » autant de fois que nécessaire pour que le format de l’écran vous convienne.

Revenir en haut

ANNULER

Le bouton « Cancel »  (« X ») permet d’annuler une opération ou de sortir du menu en cours. Il équivaut au bouton « X » des menus.

Revenir en haut

Préparation d’une visioconférence

  1. Ayez votre fiche technique en main et présentez-vous dans la salle 30 minutes avant le début de la session. Afin de vous assurer de mettre en place la station de visioconférence et d’effectuer tous les préparatifs requis à la demande des participants, prenez le temps de bien consulter les informations clés qui se trouvent sur la fiche technique.
  2. S’il s’agit d’une visioconférence de type multipoint (plusieurs sites éloignés ou à distance participants), vérifiez si la connexion a bien été effectuée avec les sites à distance participants. (Veuillez noter que la connexion se fera automatiquement 30 minutes avant le début de la session par le pont. Si la connexion n’est pas effectuée 30 minutes avant le début de la session, veuillez contacter le pont et leur fournir le numéro de réservation et le numéro axis de votre site. Ces numéros se trouvent sur la fiche technique.
  3. En cas de connexion point à point (un seul site à distance participant) de type IP, communiquez avec le site éloigné en composant son adresse IP qui figure sur la fiche technique à l’aide de la télécommande. Veuillez vous référer à la section 2 – Description des commandes de la station (page 4).
  4. Une fois la connexion effectuée, procédez comme suit:
    1. ouvrez votre microphone afin que les autres sites puissent vous entendre;
    2. réglez la caméra pour que les participants voient bien les participants dans votre salle;
    3. réglez le volume pour que ceux qui sont présents dans votre salle entendent bien les participants des autres sites. Veuillez vous référer à l’annexe 1 pour obtenir plus de détails à ce sujet.
  5. Finalement, entrez en communication avec les sites connectés avant le début de la session afin de vous assurer que tout fonctionne bien.

Gestion des incidents

La gestion des incidents a pour objectif de rétablir, le plus rapidement possible, le fonctionnement normal des services et de minimiser l’impact négatif sur les activités.

On distingue deux groupes d’incidents : les incidents mineurs et les incidents majeurs.

Incidents mineurs

Le personnel du CCT CUSM est en mesure de résoudre tous les incidents mineurs. Ces incidents ne nécessitent pas l’ouverture d’un billet C2. Ils doivent cependant être inscrits sur la fiche technique et enregistrés dans la base de données des visioconférences. Les incidents mineurs sont les suivants :

  • Tout incident résolu au premier appel.
  • Incidents simples concernant le son (p. ex. touche discrétion, etc.).
  • Incidents simples concernant le PC (écran éteint, etc.).
  • Incidents associés à l’utilisation en temps réel des périphériques médicaux dans les visioconférences.

Incidents majeurs

Le personnel technique du CCT CUSM est en mesure d’intervenir à l’égard des incidents mineurs et majeurs. Tous les incidents majeurs entrainent, sans exception, l’ouverture d’un billet C2. Les incidents majeurs sont les suivants :

  • Incidents sur le réseau local.
  • Incidents sur le réseau distant.
  • Incidents sur le RITM.
  • Incidents mettant en cause un codec.
  • Incidents audio/vidéo.
  • Incidents sur l’un des ponts.
  • Incidents concernant les applications de télésanté.
  • Bris d’équipement :
    • Mauvais fonctionnement des périphériques.
    • Tout incident n’ayant pas été résolu au niveau 1 ou au premier appel.
    • Perte de paquet sur le réseau.
    • Mauvaise configuration lors de l’installation des équipements.

RESPONSABILITÉS AU NIVEAU SOUTIEN TECHNIQUE

Pour assurer une assistance technique optimale aux usagers du RUIS McGill qui se butent à un problème technique avec un équipement de visioconférence, ces derniers doivent communiquer sans tarder avec la coordonnatrice des activités de téléconsultation qui assure la liaison entre les usagers et le soutien technique du CCT CUSM.

Niveau 1

Les principales activités sont les suivantes :

  • Recevoir les demandes d’assistance par téléphone avec un point d’entrée unique (le CCT CUSM).
  • Assortir aux demandes d’assistance le code d’identification unique du numéro de demande.
  • Effectuer un diagnostic de premier niveau afin de déterminer la source du problème.
  • Assigner les demandes aux ressources de deuxième niveau si le problème n’a pu être réglé.
  • Faire le suivi afin de s’assurer que toutes les demandes sont traitées.
  • Préparer les rapports de suivi.

Niveau 2

En cas de non-résolution d’un diagnostic de premier niveau, l’analyste d’affaires en télésanté du service informatique du CUSM prend en charge la demande d’assistance. Il effectue des vérifications plus poussées à l’intérieur du réseau du RITM en collaboration avec les partenaires comme SOGIQUE ou des fournisseurs, au besoin.

Niveau 3

En cas de panne générale (non-résolution du problème), l’analyste d’affaires en télésanté du service informatique du CUSM coordonne les ressources techniques requises des partenaires externes (fournisseurs, SOGIQUE, TCR, établissement) jusqu’à la résolution finale du problème. Ceci peut nécessiter la modification de codes de programmation d’adresse IP voire le remplacement de composantes.

Points importants

  1. Incidents mineurs – L’assignation des ressources humaines aux différents incidents mineurs est assurée par le personnel technique soutenu à distance par les coordonnateurs d’évènements du CCT CUSM.
  2. Incidents majeurs – L’assignation des ressources humaines aux différents incidents majeurs est assurée à la fois par le technicien principal de télésanté et le technicien informatique du CCT CUSM.
  3. Le technicien informatique du CCT CUSM est responsable de l’analyse des incidents répétitifs présentant les mêmes symptômes (les problèmes) et il doit proposer des mesures correctives.
  4. Tous les incidents majeurs doivent faire l’objet d’un rapport minutieux. Le rapport doit faire état des répercussions organisationnelles et cliniques de l’incident.

DÉPANNAGE DURANT UNE SÉANCE DE TÉLÉSANTÉ

Pour assurer une meilleure prise en charge des difficultés techniques avec les systèmes de télésanté, la marche à suivre lorsque survient un problème de transmission ou de fonctionnement du système de télésanté au cours d’une séance en temps réel (synchrone) est la suivante :

Étape 1

Le site où survient le problème en informe immédiatement les autres sites.

Étape 2

La personne qui assume le rôle de « contact technique » ou « l’utilisateur autonome » du site demandeur :

  • explique la situation au patient et lui demande d’attendre pendant que l’on essaie de découvrir la cause du problème et de le résoudre;
  • met en veille les systèmes vidéo et audio de visioconférence;
  • communique avec le CCT CUSM qui rejoint le technicien du site fournisseur et le technicien en télésanté du CCT CUSM.

Étape 3

La personne qui assume le rôle de « contact technique » ou le technicien du site fournisseur :

  • explique la situation au professionnel de la santé et lui demande d’attendre pendant que l’on essaie de découvrir la cause du problème et de le résoudre;
  • évalue la situation, de concert avec le technicien en télésanté du CCT CUSM, afin de définir la cause du problème technique et transmet immédiatement des informations au site demandeur.

Étape 4

Si le problème ne peut être résolu, tous les sites participants « connectés » à la session redémarrent leur système. Le pont national de visioconférence peut effectuer cette manœuvre pour les sessions « multipoints ». Pour les sessions « point à point », c’est le technicien en télésanté du CCT CUSM qui peut effectuer cette manœuvre.

Étape 5

Si le problème technique ne peut être résolu dans un délai de 15 à 30 minutes, le professionnel de la santé du site fournisseur ou la personne qui assume le rôle de « contact clinique » qui organise la session au site demandeur explique au patient qu’en raison de la nature des complications techniques, il faudra plus de temps pour les résoudre. Dans la mesure du possible, le patient est amené à l’écart des équipements. Il faut expliquer cette éventualité avant que le consentement ne soit signé.

Étape  6

Le technicien en télésanté du CCT CUSM collabore avec le site demandeur et effectue une série de tests diagnostiques. S’il s’avère impossible de corriger le problème dans un délai de 15 à 30 minutes, il recommande l’annulation de la session.

Étape 7

Le professionnel de la santé ou le coordonnateur du site demandeur explique la situation au patient si le professionnel de la santé du site fournisseur n’est pas en mesure de parler directement à ce dernier.

Étape  8

Le coordonnateur du site demandeur communique avec les patients qui devaient en principe participer à cette même session pour les informer de la situation.

Étape  9

Au besoin, le coordonnateur clinique travaille de concert avec le site demandeur pour prendre un nouveau rendez-vous avec le patient.

Étape 10

Après l’ouverture d’un billet électronique C2, l’équipe technique du CCT CUSM et le personnel de soutien technique du site demandeur travaillent en collaboration avec les partenaires
« techniques » de la chaine de production de la session de téléconsultation (ex : SOGIQUE, TCR, TCN, fournisseurs privés tel que Bell) pour résoudre le problème, selon la procédure de
« gestion des pannes » établie dans chacun des établissements du CvSSS. Une fois le problème résolu, on informe la coordonnatrice clinique de la situation.

Étape 11

Une fois le problème résolu, le technicien de télésanté qui avait la responsabilité principale de soutien prépare un rapport d’incident; celui-ci fait part de la résolution du problème à ses collègues, aux coordonnateurs d’évènement du CCT CUSM et à la coordonnatrice clinique.

Étape 12

À chaque période de l’année financière, les membres du CCT CUSM transmettent les données statistiques concernant les incidents mineurs et majeurs au supérieur immédiat pour que celles-ci puissent être communiquées aux partenaires du RUIS McGill. Si un évènement a eu ou peut avoir des répercussions sur la sécurité d’un patient, il faut immédiatement en informer la gestionnaire du CCT CUSM.