Archives pour la catégorie Centre d’expertise et de coordination (CECoT)

Normes de conférences

Principes de base

  • Le traitement de la demande de réservation de visioconférence, la disponibilité des équipements et le soutien technique lors d’une activité reposent tous sur le principe du « premier arrivé, premier servi ».
  • Les activités cliniques ont priorité sur les activités de formation et d’administration.
  • Seules les demandes écrites sont traitées (un formulaire en ligne est disponible sur le site Web du CvSSS au www.cvsss.ca).

RESPONSABILITÉS

Responsabilités du site hôte lors d’une demande :

  • Réserver la salle – chaque établissement doit s’assurer que la salle soit réservée au moins 30 minutes avant et après la session prévue afin de permettre l’installation et la désinstallation de l’équipement.
  • Assurer la disponibilité de la visioconférence à la date choisie en remplissant le formulaire de réservation de visioconférence en ligne. Le formulaire est acheminé au Centre d’expertise et de coordination de télésanté (CECoT) de façon automatique, avec une copie au demandeur.
  • Aviser immédiatement le CECoT par courriel en cas d’annulation, ainsi que par téléphone lorsque le préavis est de moins de 48 heures (voir coordonnées ci-dessous).

Responsabilités des sites invités lors d’une demande :

  • Confirmer leur participation par visioconférence en remplissant le formulaire de réservation de visioconférence en ligne. Le formulaire est acheminé au CECoT de façon automatique, avec une copie au demandeur.
  • Aviser immédiatement le CECoT par courriel en cas d’annulation, ainsi que par téléphone lorsque le préavis est de moins de 48 heures (voir coordonnées ci-dessous).

Responsabilités du CECoT :

  • Évaluer la qualité technique de la session ( la personne-ressource technique de votre établissement doit cependant s’occuper de cette portion).
  • Effectuer la réservation sur le pont provincial de visioconférence du MSSS pour les sites participants. Aviser le demandeur dans un délai raisonnable, en cas de non-disponibilité de la visioconférence ou de modification de la session.
  • Faire parvenir au demandeur la fiche technique montrant le statut des sites invités. Cette même fiche est envoyée au personnel technique des sites.

Évaluations

En remplissant ces formulaires vous aidez le CECoT à réduire les incidents et à améliorer le service.

Système de gestion de projet en ligne

Parmi les processus soutenus par GURU, notre système de gestion de projet :

  • Gestion des coûts du projet
  • Gestion des communications du projet
  • Gestion du contenu du projet
  • Gestion de la qualité du projet
  • Gestion des risques du projet
  • Gestion des délais du projet
  • Gestion des ressources humaines du projet

Proposition de projet

Afin de compléter une nouvelle proposition de projet de télésanté, veuillez :

  1. Sauvegarder le formulaire sur votre ordinateur.
  2. Remplir tous les champs du formulaire de projet TS.
  3. Renvoyer le formulaire dûment rempli par courriel  à  thproject@muhc.mcgill.ca

icon-save Formulaire de soumission de projet

Calendrier de formation

Calendrier de formation des utilisateurs IRIS

Date Français English No réservation
24 janvier 9h30 à 11h 362970
27 janvier 13h30 à 15h 362976
31 janvier 13h30 à 15h 362983
3 février 9h30 à 11h 362988
7 février 9h30 à 11h 362989
9 février 13h30 à 15h 363004
28 février 13h30 à 15h 363013
2 mars 9h30 à 11h 362998

Modules de formation

Les modules de formations ci-joints sont mis à votre disposition afin de favoriser l’harmonisation des processus cliniques et administratifs qui interviennent dans la pratique de la télésanté à l’échelle du RUIS McGill.

Ces modules permettent aux différents utilisateurs d’acquérir un meilleur niveau de confiance à l’égard de l’utilisation de la télésanté à titre de nouveau mode de prestation de services de télésanté.

Résolution des problèmes techniques

Problèmes les plus fréquents :

  1. Le signe suivant apparaît à l’écran de la station de visioconférence :
    troubleshooting_clip_image002
    Ceci signifie qu’il y a un problème de communication au niveau du réseau. Vérifiez que les câbles sont bien branchés et redémarrez la station à l’aide de la télécommande en procédant comme suit :

    1. appuyez sur la touche « OK Menu »;
    2. accédez à l’onglet du panneau de commande (« Control Panel ») et validez en appuyant sur la touche « OK Menu »;
    3. accédez au bouton « Restart » et validez en appuyant sur la touche « OK Menu ».
  2. Nous n’entendons pas les autres sites :
    1. Réglez le volume à l’aide de la télécommande. Si le problème persiste, communiquez avec les responsables du pont (le numéro figure sur la fiche technique) afin de réinitialiser la connexion.
    2. Il se peut aussi que le site à distance n’ait pas ouvert son microphone. Demandez-lui d’appuyer sur le bouton jaune de la télécommande pour activer leur microphone.
  3. Les autres sites ne nous entendent pas :
    1. Si le symbole  apparaît dans le coin supérieur droit de l’écran, ceci signifie que votre microphone est fermé. À l’aide de la télécommande, activez le microphone .
    2. Si le problème persiste, communiquez avec le responsable du pont (le numéro figure sur la fiche technique) afin de réinitialiser la connexion.
    3. Il se peut aussi que le site à distance n’ait pas actionné le volume. Indiquez-leur comment augmenter le volume sur la télécommande.
    4. La plupart des micros de table sont unidirectionnels. Il faut s’assurer qu’ils soient orientés vers les personnes qui parlent pour obtenir un son de meilleure qualité.
  4. La télécommande ne fonctionne pas :
    1. Assurez-vous tout d’abord de bien pointer la caméra avec le bout de la télécommande. Assurez-vous que rien n’obstrue le champ de vision entre la télécommande et la caméra. Rapprochez-vous enfin de la station.
    2. Si le problème persiste, remplacez les piles de la télécommande par quatre piles AAA. Si la télécommande ne fonctionne toujours pas, il se peut qu’elle soit brisée. Communiquez avec le responsable de la salle de visioconférence qui lui se chargera d’appeler le CECoT.
  5. Les autres sites n’apparaissent pas à l’écran ou leurs images sont figées à l’écran :
    1. Communiquez avec le service du pont (1-866-369-9223) afin que les responsables du service technique puissent résoudre le problème.
    2. Si on vous indique qu’une ou que des stations des autres sites ne sont pas connectées au réseau, communiquez directement avec la personne responsable de chaque site (voir les noms et les coordonnées sur les fiches techniques) afin que celle-ci actionne et/ou connecte sa station. Le pont pourra alors établir la connexion.

Télécommande de visioconférence

 Voici un aperçu de la télécommande de visioconférence que l’on retrouve dans la plupart de nos installations en salle et dans les chariots mobiles de visioconférence.

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SÉLECTION DES SOURCES VIDÉO

Pour que le site à distance puisse voir ce qui est présenté, vous devez appuyer sur la bonne source sur votre télécommande.

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MICROPHONE EN SOURDINE

Pour activer votre micro, appuyez sur la touche jaune (« Mic off »). Dans l’écran, on verra apparaître l’icône du micro barré pour dire que le micro est en mode discrétion.

  • Lorsque l’on assiste à une visioconférence, le micro doit demeurer en mode discrétion pendant toute la durée de celle-ci, sauf lorsque l’on souhaite faire une intervention ou formuler des commentaires à l’intention des autres sites.
  • Lorsque l’on intervient, il faut annuler le mode discrétion. Vous devez rappeler aux sites à distance qu’ils doivent maintenir leurs microphones en mode discrétion, sauf s’ils ont des questions (formations en multipoint).

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RÉGLAGE DU VOLUME

Appuyez sur « + » ou « – » pour augmenter ou diminuer le volume. Lorsque le volume est au plus bas, il se coupe. L’icône qui apparaît dans le coin supérieur droit de l’écran vous indique que tel est le cas.

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RÉGLAGE DE L’ÉCRAN (LAYOUT)

Appuyer sur la touche « Layout » autant de fois que nécessaire pour que le format de l’écran vous convienne.

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ANNULER

Le bouton « Cancel »  (« X ») permet d’annuler une opération ou de sortir du menu en cours. Il équivaut au bouton « X » des menus.

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Préparation d’une visioconférence

  1. Ayez votre fiche technique en main et présentez-vous dans la salle 30 minutes avant le début de la session. Afin de vous assurer de mettre en place la station de visioconférence et d’effectuer tous les préparatifs requis à la demande des participants, prenez le temps de bien consulter les informations clés qui se trouvent sur la fiche technique.
  2. S’il s’agit d’une visioconférence de type multipoint (plusieurs sites éloignés ou à distance participants), vérifiez si la connexion a bien été effectuée avec les sites à distance participants. (Veuillez noter que la connexion se fera automatiquement 30 minutes avant le début de la session par le pont. Si la connexion n’est pas effectuée 30 minutes avant le début de la session, veuillez contacter le pont et leur fournir le numéro de réservation et le numéro axis de votre site. Ces numéros se trouvent sur la fiche technique.
  3. En cas de connexion point à point (un seul site à distance participant) de type IP, communiquez avec le site éloigné en composant son adresse IP qui figure sur la fiche technique à l’aide de la télécommande. Veuillez vous référer à la section 2 – Description des commandes de la station (page 4).
  4. Une fois la connexion effectuée, procédez comme suit:
    1. ouvrez votre microphone afin que les autres sites puissent vous entendre;
    2. réglez la caméra pour que les participants voient bien les participants dans votre salle;
    3. réglez le volume pour que ceux qui sont présents dans votre salle entendent bien les participants des autres sites. Veuillez vous référer à l’annexe 1 pour obtenir plus de détails à ce sujet.
  5. Finalement, entrez en communication avec les sites connectés avant le début de la session afin de vous assurer que tout fonctionne bien.