Conseils pratiques

Avant la visioconférence

Préparations

Pour vous préparer à une visioconférence, vous devez confirmer les participants à la réunion et choisir un président depuis le site principal, ainsi qu’un responsable pour chaque site supplémentaire. Vous devez également distribuer les documents de réunion de chaque participant. N’oubliez pas d’inclure les éléments suivants :

  • Des objectifs clairement définis
  • Une liste de priorités (si la réunion dure plus longtemps que vous l’aviez initialement prévu).
  • Des illustrations visuelles et des graphiques utiles.
  • Des porte-noms, conçus pour identifier les participants et les emplacements – ceux-ci peuvent être achetés dans n’importe quel magasin de fournitures de bureau.

Environnement

Il est important de créer un environnement de visioconférence approprié. Avant de participer à une visioconférence, vous devez poser les gestes suivants :

  1. Fermer les stores.
  2. Vérifier que les plafonniers et les réflecteurs ou objets réfléchissants ne sont pas dans le champ de la caméra.
  3. Placer le microphone en sourdine au centre de la table de conférence.
  4. Vérifier que la bannière identifiant votre établissement est bien en place (si vous en avez une).
  5. Ne pas oublier de cadrer la caméra sur le participant (s) une fois que la vidéoconférence commence.

Au début de la visioconférence

Notez les points principaux suivants afin d’assurer le bon déroulement de la session :

  1. Présentez-vous et demandez à chaque participant de s’identifier dans la mesure où le nombre le permet.
  2. Énoncez clairement les objectifs de la réunion et l’ordre du jour.
  3. Expliquez aux participants les principes généraux de la salle (microphones, moniteurs et caméras) afin qu’ils puissent intervenir, au besoin.
  4. Au site hôte, il faut avoir choisi un « maître de conférence » qui dirigera les différents aspects de la visioconférence aussi bien que ses participants.

Durant la visioconférence

Gardez les conseils suivants à l’esprit durant la visioconférence :

  • Il y a un léger décalage entre le moment où une personne parle et le moment où vous entendrez ce qu’il ou elle dit. Vous devez donc laisser l’interlocuteur terminer sa phrase avant de répondre. À l’inverse, lorsque vous avez terminé de parler, vous devez faire une pause pour permettre aux autres de commenter.
  • Gardez votre système en sourdine à moins que vous n’ayez à intervenir. L’utilisation du bouton de sourdine empêche les sites de commuter inutilement lors d’une visioconférence à commutation vocale. N’oubliez pas d’activer votre micro avant de prendre la parole.
  • Soyez attentif lorsque votre microphone est activé. Évitez :
    • de manipuler des feuilles;
    • de taper des doigts;
    • d’actionner votre stylo;
    • de tenir des conversations secondaires.
  • Si vous avez recours à des supports visuels (présentation MS-PowerPoint), n’oubliez pas de réactiver la fonction caméra ou de désactiver celle-ci, lorsque vous reprenez la discussion.
  • Encouragez la participation en posant des questions.

Après la visioconférence

Une fois la visioconférence terminée, les participants doivent

  • Laisser la salle comme ils l’ont trouvée à leur arrivée.
  • S’assurer que le système est en veille et prêt pour la prochaine réunion.