Archives pour la catégorie Centre de coordination de la Télésanté du CUSM (CCT CUSM)

FAQ

FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ)

Je n’ai jamais organisé de session de visioconférence auparavant – Que dois-je faire?
  • Informez-vous en lisant les directives générales.
  • Nota : si vous avez besoin d’un PC, assurez-vous qu’il y en a un dans la salle que vous avez réservée. Sinon, munissez-vous d’un ordinateur portable.
  • Si vous faites une présentation, apportez-la sur une clé USB le jour de la présentation.
  • Si vous avez besoin d’assistance technique lors de la présentation, prenez les dispositions nécessaires avec les services de soutien de votre établissement (p. ex. multimédia).
  • Si c’est votre première expérience et que vous ne connaissez pas bien le système de visioconférence, indiquez-le sur la demande de réservation et un membre du CCT CUSM vous donnera un aperçu du système avant votre session.
Quel est le rôle principal du CCT CUSM?

Le CCT CUSM s’engage à offrir les services détaillés dans son offre de services à tous les établissements du RUIS McGill tant que le soutien financier du MSSS est disponible, dans le respect de la capacité de ses ressources. Parmi ces services :

  • Il reçoit votre demande de réservation et effectue la réservation.
  • Il assure le soutien à distance du démarrage des sessions demandées.
  • Il fournit, au besoin, l’assistance technique à distance pendant les sessions.
À quel moment dois-je arriver pour la session?
  • Vous devez arriver 30 minutes avant la session afin de vous assurer que tout fonctionne bien avant que la session ne débute.
Le technicien de télésanté sera-t-il là durant toute la session?
  • Le CCT CUSM est disponible pour vous offrir une assistance technique à distance, en cas de difficultés techniques. Si vous avez besoin de la présence d’un technicien en télésanté pendant toute la session, consultez la politique interne de votre établissement pour connaître la procédure de réservation d’un technicien et les frais correspondants.
Que dois-je faire si un problème survient durant la session?
  • Cliquez ici pour accéder à la section qui pourra vous aider à diagnostiquer les pannes de base.
  • Communiquez avec le CCT CUSM au 514-412-4294 / 1 877 536-3202 (sans frais au Québec).
Quels sont les coûts/frais?
  • Les frais varient selon les besoins. Communiquez avec le CCT CUSM pour obtenir une évaluation spécifique (Visio-cusm@muhc.mcgill.ca ou 514-412-4294 / 1 877 536-3202 (sans frais au Québec).
J’ai été invité à participer à une session diffusée sur le Web – Que dois-je faire?
  • Veuillez noter que le Web en continu (« streaming ») est un service qui n’est pas supporté par le CCT CUSM. Veuillez vous adresser à votre service informatique pour obtenir de plus amples renseignements sur ce service.

Conseils pratiques

Avant la visioconférence

Préparations

Pour vous préparer à une visioconférence, vous devez confirmer les participants à la réunion et choisir un président depuis le site principal, ainsi qu’un responsable pour chaque site supplémentaire. Vous devez également distribuer les documents de réunion de chaque participant. N’oubliez pas d’inclure les éléments suivants :

  • Des objectifs clairement définis
  • Une liste de priorités (si la réunion dure plus longtemps que vous l’aviez initialement prévu).
  • Des illustrations visuelles et des graphiques utiles.
  • Des porte-noms, conçus pour identifier les participants et les emplacements – ceux-ci peuvent être achetés dans n’importe quel magasin de fournitures de bureau.

Environnement

Il est important de créer un environnement de visioconférence approprié. Avant de participer à une visioconférence, vous devez poser les gestes suivants :

  1. Fermer les stores.
  2. Vérifier que les plafonniers et les réflecteurs ou objets réfléchissants ne sont pas dans le champ de la caméra.
  3. Placer le microphone en sourdine au centre de la table de conférence.
  4. Vérifier que la bannière identifiant votre établissement est bien en place (si vous en avez une).
  5. Ne pas oublier de cadrer la caméra sur le participant (s) une fois que la vidéoconférence commence.

Au début de la visioconférence

Notez les points principaux suivants afin d’assurer le bon déroulement de la session :

  1. Présentez-vous et demandez à chaque participant de s’identifier dans la mesure où le nombre le permet.
  2. Énoncez clairement les objectifs de la réunion et l’ordre du jour.
  3. Expliquez aux participants les principes généraux de la salle (microphones, moniteurs et caméras) afin qu’ils puissent intervenir, au besoin.
  4. Au site hôte, il faut avoir choisi un « maître de conférence » qui dirigera les différents aspects de la visioconférence aussi bien que ses participants.

Durant la visioconférence

Gardez les conseils suivants à l’esprit durant la visioconférence :

  • Il y a un léger décalage entre le moment où une personne parle et le moment où vous entendrez ce qu’il ou elle dit. Vous devez donc laisser l’interlocuteur terminer sa phrase avant de répondre. À l’inverse, lorsque vous avez terminé de parler, vous devez faire une pause pour permettre aux autres de commenter.
  • Gardez votre système en sourdine à moins que vous n’ayez à intervenir. L’utilisation du bouton de sourdine empêche les sites de commuter inutilement lors d’une visioconférence à commutation vocale. N’oubliez pas d’activer votre micro avant de prendre la parole.
  • Soyez attentif lorsque votre microphone est activé. Évitez :
    • de manipuler des feuilles;
    • de taper des doigts;
    • d’actionner votre stylo;
    • de tenir des conversations secondaires.
  • Si vous avez recours à des supports visuels (présentation MS-PowerPoint), n’oubliez pas de réactiver la fonction caméra ou de désactiver celle-ci, lorsque vous reprenez la discussion.
  • Encouragez la participation en posant des questions.

Après la visioconférence

Une fois la visioconférence terminée, les participants doivent

  • Laisser la salle comme ils l’ont trouvée à leur arrivée.
  • S’assurer que le système est en veille et prêt pour la prochaine réunion.

Calendrier des activités

CALENDRIER

Seules les visioconférences de formation publiques sont affichées dans ce calendrier en ligne.

Si vous êtes un coordonnateur d’événements ou un technicien de visioconférence,

CALENDRIER DES COORDONNATEURS D’ÉVÉNEMENTS

Cette section réservée vous permet d’accéder à un calendrier personnalisé de tous vos événements. Si vous désirez bénéficier de ce service, veuillez communiquer avec le CECoT en envoyant votre requête par courriel à visio-cusm@muhc.mcgill.ca.

Usager
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Réservation en ligne

FORMULAIRE DE RÉSERVATION

Merci de compléter ce formulaire de demande de visioconférence (VC).

Les champs avec (*) sont obligatoires.

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Événement périodique?                            oui     non

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Téléphone (*)                                        ext
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Services requis
Enregistrement de la séance        Présentation (PC)
(service facturable)

Équipements cliniques
Stéthoscope Bluetooth                 Caméra d’examen portative
Atlas Telemed (logiciel)                Otoscope

Services de location multimédia
(Ces services doivent être réservés avec votre département de Multimédia)
PC / portable                                Microphone sans-fil
Projecteur

Joindre une session de visioconférence existante (invité)

Informations du requérant

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Département
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Salle de visioconférence
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Détails de la visioconférence

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Nom du présentateur
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Lieu de la visioconférence (*)
Date
Heure début (*)
Heure fin (*)
Pré-test (*)

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Événement périodique?

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Détails des sites invités

Nom
Courriel
Téléphone
Centre de santé
Salle
Axis
Adresse IP

Services requis

Enregistrement de la séance        Présentation (PC)
(service facturable)

Équipements cliniques

Stéthoscope Bluetooth                Caméra d’examen portative
Atlas Telemed (logiciel)                Otoscope

Services de location multimédia
(Ces services doivent être réservés avec votre département de Multimédia)
PC / portable                               Microphone sans-fil
Projecteur

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